Relatório da equipa de auto-avaliação

O relatório de auto - avaliação deve retratar o somatório das respostas por critério e sub - critério, fazendo uma análise objectiva das conclusões possíveis de apurar. O relatório deve destacar, com objectividade, quais os pontos fortes constatados pelos colaboradores e que devem ser mantidos e os pontos a melhorar e que assumem aspectos preocupantes para o bom desempenho da Organização. O relatório deve ainda contemplar uma proposta de acções de melhoria a desenvolver, contendo a sua calendarização, formas de acompanhamento, meios a afectar e data da nova auto - avaliação para aferir dos progressos realizados e sentidos pelas pessoas.

Feita a recolha dos dados e estabelecidas as pontuações dos vários critérios e sub-critérios, preenchidas as grelhas de resultados, a equipa coordenadora da CAF identifica critério por critério os pontos fortes e os pontos fracos da organização fornecendo, dessa forma, os dados para o relatório final.

O conteúdo desse relatório deve ser suficientemente detalhado, claro e conciso, abordando os seguintes aspectos:

1. Origem do projecto: responsáveis e motivos que levaram ao processo;
2. Enquadramento do projecto de AA na organização: o modelo CAF e a sua aplicação à organização;
3. Preparação e condução da CAF: a equipa, as etapas, a metodologia, os intervenientes e as dificuldades sentidas na sua aplicação;
4. Colaboração dos vários intervenientes: participação, resistências encontradas e dificuldades;
5. Resultados da AA (análise SWOT): identificação dos pontos fortes e fracos diagnosticados a partir da análise das grelhas de AA;
6. Proposta de plano para melhorias: Lista de acções de melhoria critério a critério, estabelecimento das prioridades de melhoria; planos específicos para cada acção de melhoria; visão geral do plano;
7. Conclusões: Identificação dos principais resultados e lições do processo;
8. Anexos vários: Cronograma de execução da AA, grelha de AA, índice de evidencias, comunicações apresentadas, modelos de questionários e outros materiais pertinentes.

O relatório deve ser pouco extenso, objectivo e de fácil leitura.

Aprovado o relatório pela equipa de auto-avaliação, este deve ser entregue ao órgão de gestão respectivo, afim deste analisar os resultados e implementar um plano de acções de melhoria e sua priorização.

A forma como o relatório deve ser divulgado dependerá da realidade de cada organização, mas este deve ser comunicado a todos os Serviços e Departamentos, assim como aos restantes membros da organização, co-responsabilizando dessa forma toda a organização.

Para os gestores de topo e de nível intermédio seria desejável que a divulgação ocorresse em situações onde os resultados pudessem ser discutidos e avaliados, enfatizando-se os pontos fortes e chamando a atenção para os pontos fracos como oportunidades de mudança, mostrando dessa forma, empenho na melhoria.

A informação deve ser divulgada publicamente a toda a comunidade sob a forma impressa e na Internet. A instituição pode assim, através da identificação dos pontos fortes do relatório de avaliação, creditar as suas boas práticas e integrando-as na imagem que pretende divulgar.

Como se depreende, o processo de auto-avaliação não termina aqui. Neste trabalho enfatizamos os aspectos positivos de um processo de auto-avaliação. Contudo, a aplicação dum plano eficaz de melhorias pode desenvolver comportamentos reactivos e mesmo de alguma frustração, até porque qualquer mudança nunca será instantânea. Há pois que cuidar e acompanhar, com muito empenho, o desenvolvimento do projecto de melhorias, recomeçando o ciclo passado algum tempo.

O processo de auto - avaliação, apesar de simples de aplicar exige a criação prévia de uma Cultura da Qualidade na Organização, que implica a vontade de colaborar e apostar num caminho que leve à melhoria contínua.