Equipa de Avaliação

1. Critérios de selecção
A constituição da equipa de auto-avaliação deve ser da responsabilidade da gestão de topo e da gestão intermédia pois a selecção dos elementos da equipa requer um conhecimento aprofundado dos colaboradores que integram a organização. O grupo deve ser tanto quanto possível representativo da organização e ser constituído por elementos com credibilidade na instituição. A selecção da equipa, que deve integrar elementos dos diversos departamentos, deve ser operacionalizada numa reunião dos gestores, com a presença do elemento ou grupo que teve a iniciativa de apresentar à gestão a proposta de auto-avaliação. Desta reunião deve resultar uma decisão da gestão sobre a constituição da equipa.

A composição da equipa de auto-avaliação é um dos aspectos mais difíceis de definir pois deve reflectir uma série de factores, tais como:
· A dimensão da organização;
· A complexidade da estrutura orgânica funcional (o número de departamentos e/ou de áreas de actividade);
· A dispersão geográfica dos departamentos;
· A existência ou não de um gabinete ou departamento para a qualidade;
· O grau de envolvimento dos dirigentes de topo e dos dirigentes intermédios;
· A disponibilidade das pessoas (tempo, vontade, autorização superior).

Uma vez que os constrangimentos variam de organização para organização, torna-se difícil apontar um modelo de equipa de auto-avaliação. Assim, aconselha-se que a estratégia de construção da equipa seja adequada à realidade concreta e actual de cada organização. No entanto, há certos requisitos a ter em conta aquando da selecção dos elementos da equipa de auto-avaliação:

a. A equipa deve ser constituída no mínimo por três elementos e no máximo por quinze elementos;
b. A equipa deve ter na sua constituição alguns representantes das diversas partes interessadas, sempre que for possível;
c. A equipa deve ter nas sua constituição um ou mais representantes do departamento ou departamentos objecto de análise;
d. O número total de elementos deve ser impar para evitar situações de empate na atribuição da pontuação;
e. Os elementos devem ser de diferentes níveis hierárquicos dentro da organização;
f. Os elementos devem ser de diferentes departamentos da organização.

A escolha do coordenador / líder da equipa de AA é também uma decisão que resulta do planeamento estratégico. O líder pode ser o elemento que teve a iniciativa de propor à gestão de topo o exercício de AA. Em qualquer dos casos, é importante que a escolha do líder seja baseada nas suas características pessoais, por exemplo, capacidade de análise e de comunicação, entre outras, e não apenas nas suas aptidões profissionais. A gestão de topo deve ter em atenção o perfil do líder e não a posição ocupada na organização.

O perfil de competências dos elementos que compõem a equipa está muito bem traduzido, nas suas várias valências, extraído do Manual de Apoio para a Aplicação da CAF (pp.78-79) do qual destacamos as quatro áreas fundamentais e respectivas competências:
(a) Competências da área cognitiva:
· Análise da informação;
· Criatividade e concepção
· Orientação para a qualidade
(b) Competências na área do relacionamento inter-pessoal:
· Comunicação
· Trabalho em equipa
· Assertividade
(c) Competências na área das energias:
· Dinamismo
· Resistência à frustração
(d) Competências na área da liderança:
· Influência e persuasão
· Planeamento e organização
· Coordenação e controlo
As competências e os comportamentos que as suportam, referidos, respectivamente, em (b) e (d), são muito mais importantes para o Coordenador do que para os restantes elementos da equipa de avaliação.


2. Funções, responsabilidades e divisão do trabalho
O grupo escolhido para constituir a equipa CAF elege o seu coordenador. Além do rigor e da credibilidade exigidas aos seus elementos, o grupo deverá ter uma ampla compreensão do modelo de auto-avaliação. A qualidade da AA ficará seriamente comprometida se a coordenação não tiver um rosto definido, uma vez que há funções e atribuições que só o líder poderá implementar.

Há opiniões fundamentadas que defendem que o coordenador não seja um elemento da direcção executiva da organização, uma vez que tal facto podia inibir a acção de alguns dos membros do grupo. Uma solução intermédia é a da existência de dois coordenadores, um que lidera o projecto e outro que lidera a equipa. A liderança é fundamental, uma vez que esta é responsável pelos planos estratégicos e operacional da avaliação.

Assim, entre outras funções, o coordenador do grupo de avaliação da CAF tem as seguintes funções:
· Elaborar o plano estratégico e de acção em colaboração com os restantes membros da equipa;
· Marcar as reuniões, coordenar, distribuir e controlar a realização de tarefas;
· Estabelecer os prazos e zelar pelo seu cumprimento;
· Propor soluções em casos de conflito.

O coordenador da equipa CAF participa em todas as decisões de planeamento e de calendarização das reuniões e tarefas a realizar pelo grupo. Em particular, e nesta fase de planeamento, o grupo deve:
· Identificar as acções e estabelecer as prioridades;
· Distribuir tarefas entre os seus membros;
· Elaborar um plano de sensibilização e de informação à organização;
· Contribuir na apresentação da CAF à organização;
· Estabelecer o cronograma das actividades;
· Preparar a fase seguinte: início do processo de escolha dos indicadores.

Apontadas e definidas as funções do agente CAF importa ressalvar alguns aspectos da sua postura e actividade.

Toda a equipa da CAF deve estar bem informada sobre o modelo de auto-avaliação, deve conhecer a fundo a organização, pelo que deve estudar todos os documentos pertinentes. No caso do ensino, seria útil uma releitura da Lei de Bases, da Lei da Autonomia, do Estatuto do Aluno, Estatuto da Carreira Docente, assim como dos documentos estratégicos que definem a política da escola e que são os instrumentos de gestão de qualidade, a saber, o Projecto Educativo, o Plano Anual de Actividades e o Regulamento Interno.

A equipa de AA deve estar consciente do papel e do peso fundamental da sua opinião imparcial e informada.

Num plano mais geral, a direcção executiva deveria facultar a toda a comunidade para consulta, por ex., na Biblioteca, os manuais de aplicação do EFQM, os manuais de aplicação da CAF, assim como outros documentos de interesse no domínio da gestão da qualidade.

Não é demais lembrar que uma das funções mais importantes da equipa CAF é a da recolha de dados e da posterior pontuação dos critérios, algo que exige informação, ponderação, experiência e conhecimento. Tudo isto deve depois ser exposto, de um modo claro, no relatório final da equipa CAF