Actualmente já temos algum conhecimento dos processos organizacionais que nos permitem pensar que a implementação de um processo como a CAF para ser mais eficaz, terá que ter um conjunto de etapas organicamente interligadas que avalie meios e resultados.O planeamento duma acção deste tipo deve ser claro e rigoroso uma vez que é gradual, extenso no tempo (durará seguramente cerca de seis meses) e pluriparticipado, o que implica, numa organização como a escola, ouvir todas as partes interessadas: professores, funcionários administrativos, auxiliares de acção educativa, alunos, pais e encarregados de educação.
Tomada que foi a decisão da implementação da CAF, a organização de topo ou a sua gestão deve ter presente as etapas que tal processo desencadeia tendo em vista a sua conclusão. Além da decisão da sua implementação, este processo passa pela sensibilização/informação dos colaboradores da organização, a escolha da equipa de trabalho, a definição de objectivos e respectivos indicadores, o trabalho de campo, o apuramento de resultados, a redacção do relatório final, a proposta de um plano de melhorias e implementação das medidas propostas.
Assim, considera-se que o trabalho de auto-avaliação (AA) deve obedecer aos procedimentos básicos conhecidos pelo ciclo de Deming-Shewhart: planear, executar, verificar e actuar. Em particular, e na fase de planeamento, compete ao órgão de gestão dar os primeiros passos, com a seguinte sequência:
(a) Proceder ao levantamento dos recursos humanos, materiais e financeiros necessários.
Será necessária que se constitua um grupo de trabalho com um mínimo de três e um máximo de quinze pessoas, de acordo com a dimensão e complexidade da instituição (um número ímpar para que não inviabilize situações de empate em votações). No campo dos recursos materiais e financeiros há que considerar sala própria com material de escritório e os computadores necessários para o desempenho das tarefas, além da disponibilidade financeira para pagar ao consultor CAF, se tal foi considerado no modelo escolhido.
(b) Definir o âmbito da auto-avaliação.
Há que decidir quem será sujeito à CAF: quais os serviços, os departamentos ou mesmo toda a organização. Nas escolas, não fará grande sentido uma aplicação sectorial, embora haja experiências, por exemplo num caso publicado, de auto-avaliação aos serviços administrativos (NOLASCO et all. 2006: 93-118).
Para organizações que não têm experiência de AA e que necessitem, elas próprias, que desenvolver os instrumentos de AA – por ex. quando não tem um consultor ou especialista – poder-se-á introduzir parcialmente a AA.
(c) Sensibilizar a organização.
Deverá haver uma explicação intensiva a todos os corpos da organização do modelo de auto-avaliação. A exposição das debilidades da organização, de um serviço ou de um departamento pode constituir um dos entraves à mudança. Por isso, há que explicar com detalhe os objectivos da auto-avaliação. As debilidades e fraquezas detectadas devem ser neste modelo estímulos à melhoria e à mudança.
Para que tal aconteça duma forma organizada e com responsabilidade, sugere-se a elaboração de um plano de sensibilização e de comunicação, em conjunto com a equipa de auto-avaliação da CAF, onde constem as acções a desenvolver, o público-alvo e respectivo cronograma. No caso concreto das escolas, deve começar-se pelo Conselho Pedagógico e Assembleia de Escola, os Chefes de Secretaria e do Pessoal Auxiliar, seguindo-se os Directores de Ciclo e de Turma, a Associação de Pais e Encarregados de Educação, a Associação de Estudantes, atingindo, posteriormente, toda a comunidade.
Isto pode ser feito com acções de sensibilização interna, através da divulgação de materiais escritos ou outras acções que expliquem a natureza do processo de AA, nunca excluindo a existência de sessões públicas de apresentação da metodologia da CAF por alguém da organização com formação específica ou então contratando um formador ou consultor, se for essa a opção. Neste caso a direcção executiva deve estar presente nesses encontros, uma vez que é esta que sanciona todo o processo de avaliação.
(d) Formação do colaborador/agente CAF
A existência de acções de sensibilização não dispensa a formação do colaborador/agente CAF. É um erro pensar que este apreenderá o espírito e a metodologia da avaliação através de uma simples leitura dos manuais. A vontade, sendo um elemento indispensável da motivação, precisa de ser alimentada pelo conhecimento, pela informação, pela partilha de experiências e pelo exemplo.
É indispensável uma acção de formação que apresente o material, a metodologia e os objectivos CAF, que faça o grupo reflectir e mesmo partilhar outras experiências de aplicação. Sugerem-se, entre outras, sessões de trabalho temáticas, jornadas de informação, sessões abertas de auto-avaliação e sessões de benchmarking.
Se aquela metodologia não for viável, seria desejável que esta abordagem pudesse ser realizada durante um dia e complementada por leituras orientadas. Ora, é impensável iniciar o trabalho de selecção de indicadores e de análise dos critérios de avaliação sem esta componente de formação.
Considerando a hipótese da aplicação do modelo CAF a uma escola, na fase inicial de implementação, sugere-se uma metodologia e um calendário de actividades como no quadro que se segue:
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